Frais professionnels du dirigeant, quelles règles ?

Un dirigeant c’est quoi ?

Une activité économique (quelle que soit sa forme sociétale ou non) est nécessairement animée par son dirigeant, qui se charge de prendre toutes les décisions utiles à son fonctionnement dans le respect soit, de la volonté des associés pour une société soit, de sa propre volonté. On nomme cette action «l’exercice d’un mandat social » lorsque l’on exerce sous forme sociétale.

Dans le cadre d’une société, ce mandat social, fait que dans la pratique, ces dirigeants ne sont pas liés à la société par un lien de subordination. Ce lien de subordination constitue la différence fondamentale entre le mandat social et le contrat de travail. De ce fait, cette absence de lien de subordination entraine les conséquences suivantes :
– Rémunérations ne sont pas des salaires et ne sont donc pas garantis par les AGS, ni protégés de l’insaisissabilité,
– Les dirigeants ne bénéficient pas des indemnités d’assurance chômage de l’Unédic qui est réservée aux seuls salariés ;
– Leurs fautes n’engagent pas la responsabilité de la société (Art 1384 Al. 5 du Code civil) mais les engagent leur propre responsabilité.

Certains dirigeants peuvent, sous certaines conditions et dans certains cas, conclure un contrat de travail afin de bénéficier, au titre de ce contrat, des règles applicables aux salariés.

Ceux qui n’exerce pas leur activité sous forme sociétale sont cependant soumis aux même règles et ils sont soumis au régime des Travailleurs Non Salariés (TNS).

Les frais professionnels :

1. Conditions :

Pour les Bénéfices Industriels et Commerciaux ou les entreprise soumises à l’impôt sur les sociétés, les charges déductibles pour la détermination du bénéfice imposable comprennent les dépenses que le CGI (art 39 1-1°) dénomme les « frais généraux ». (Pour les Bénéfices Non Commerciaux et les Bénéfices Agricoles, la définition varie quelque peu)

Les conditions normales de déduction des frais généraux sont les suivants :
– Doivent se traduire par une diminution de l’actif net (distinction charge / immobilisation) ;
– Doivent être exposés dans l’intérêt de l’exploitation et donc se rattacher à une gestion « normale » (opposition à l’acte anormal de gestion : dépense ou perte à la charge de l’entreprise ou qui prive cette dernière d’une recette sans être justifiée par les intérêts de l’exploitation commerciale)
– Être régulièrement comptabilisés en tant que tel et appuyés de pièces justificatives suffisantes.

Les dépenses personnelles ne sont donc pas des frais professionnels déductibles ex : loyers personnels, impôts personnels, frais de déplacement privés et personnels.

2 . Les frais de Déplacement et les dépenses courantes :

Pour être défrayés des dépenses supportées dans l’exercice de leurs fonctions, les dirigeants reçoivent fréquemment de leur société des indemnités pour frais qui peuvent prendre la forme soit de remboursements de frais réels, soit d’allocation forfaitaire.

D’un point de vue social, tout remboursement d’allocation forfaitaire est considéré comme du revenu et il y a donc lieu de cotiser aux régimes sociaux sur ces montants.

Les remboursements de frais réels alloués aux dirigeants sont exonérés d’impôt sur le revenu chez le bénéficiaire (dirigeant) à condition qu’ils respectent les règles générales de déduction énoncées ci-devant.

Lorsque les conditions ne sont pas remplies (y compris si les montants sont excessifs) soit il s’agit d’un supplément de rémunération et ceux-ci deviennent imposables ; soit il s’agit d’un acte anormal de gestion (dans l’intérêt exclusif du bénéficiaire).

EX. : prise en charge de frais de voyage non justifié ; frais de pourboire excessifs ; …

Les indemnités kilométriques bien qu’elles devraient être considérées comme des allocations forfaitaires sont considérées par l’administration comme des remboursements de frais réels sous réserve qu’elles soient effectivement calculées en fonction du nombre exact de kilomètres parcourus et que leur taux ne dépasse pas celui résultant du tarif publié annuellement par l’administration fiscale (rép. AN 10/10/53 Coudray).

À ce jour, nous attendons le barème kilométrique de 2014. Il convient donc d’utiliser celui de 2013 dans l’attente de sa parution au Journal Officiel (entre mars et mai).

3. Frais de restauration :

Pour qu’ils soient déductibles les frais de restaurant ; les repas d’affaires, doivent être établis au nom de la société et en outre, il convient de noter sur les factures correspondantes, les participants, afin de pouvoir justifier que ces dépenses ont bien été réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.

« Les notes provenant de divers restaurants, rédigés en termes généraux et dépourvues de toutes précisions quant au nombre de convives, leur nature et la date des repas, ne sauraient être regardées comme des justifications suffisantes pour permettre la déduction des notes de frais » Arrêt du Conseil d’État du 4/11/1985 n°49941.

Attention à la TVA : Les Factures, tickets, doivent être établis au nom de l’entreprise. Dans le cas contraire, s’ils étaient établis au nom du dirigeant ou même d’un salarié, la TVA ne serait pas déductible. (Arrêt CE 17/04/2013 n°334423).

4. Cadeaux :

Comme pour les dépenses de restauration, il faut préciser le nom des bénéficiaires, et justifier de l’intérêt pour l’entreprise d’offrir les cadeaux sélectionnés à tel bénéficiaire.

Attention, le seul fait de mentionner le nom des bénéficiaires ne suffit pas. (Arrêt CE 21 Mars 1986 n°43476) encore faut-il être en mesure de justifier de l’intérêt pour l’entreprise.

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