Quelles dates et quels délais pour l’embauche d’un salarié ?

Prévue par les articles L 1221-10 et R 1221-2 du Code du travail, toute embauche de salarié doit faire l’objet d’une déclaration préalable. Cette déclaration, la DPAE, peut être réalisée directement sur le site internet des URSSAF (cliquez ici) pour les entreprises (il n’est pas utile de s’inscrire, le seul renseignement demandé est le numéro SIRET), ou sur le site de la MSA (pour les entreprises agricoles).

1. LA DPAE :

Cette déclaration qui concerne tous les employeurs pour toutes les embauches (même s’il s’agit de contrat successif) de tous les salariés (au sens du droit du travail : titulaires d’un contrat de travail ou présumés salariés par le Code du travail. Il convient donc d’exclure les dirigeants, stagiaires…) doit être effectuée au plus tôt dans les 8 jours précédant l’embauche et au plus tard de manière concomitante à la mise au travail.

Mais la date d’embauche en fait, c’est quand ? Date de prise de fonction ? Date de mise au travail ? Date de signature du contrat de travail ?

Un Contrat à Durée indéterminée n’étant pas obligatoirement fait par écrit, il peut être difficile d’en fixer la date de départ, on utilise alors, la date de prise de prise de fonction ou date de mise au travail, pour les contrats à durée déterminée, ils peuvent être signés jusqu’à 48 heures après la prise de fonction. Dans tous les cas, il faut donc considérer que la date d’embauche sera la date de prise de fonction.

Vaut mieux tard que jamais ! En effet, les agents de contrôle du travail clandestin sont habilités à vérifier tant auprès de l’employeur que de l’organisme destinataire de la déclaration que l’employeur s’est conformé à son obligation de déclaration le salarié peut vérifier auprès de ces agents de contrôle que son embauche a donné lieu à déclaration préalable.

Et l’article R1221-12 du Code du travail précise : sur toute demande des agents de contrôle mentionnés à l’article L 8271-7 du Code du travail, l’employeur :
1° présente l’accusé de réception de la déclaration préalable d’embauche s’il est encore tenu de le conserver en application de l’article R 1221- 8 ; (Déclaration annuelle des salaires)
2° communique, tant qu’il n’a pas reçu l’avis de réception, les éléments leur permettant de vérifier qu’il a bien procédé à la déclaration préalable à l’embauche du salarié.

L’inobservation de la déclaration préalable à l’embauche est passible d’une amende administrative et d’une amende pénale. Par ailleurs, lorsque l’infraction est intentionnelle, le défaut de déclaration préalable à l’embauche peut être sanctionné pour délit de dissimulation d’emploi salarié.

Alors que faire si une embauche déjà déclarée ne se réalise pas : l’employeur doit aussitôt retourner à l’organisme l’accusé de réception reçu de ce dernier en y portant la mention « annulé ».
Au cas où l’embauche a bien lieu, mais avec un salarié autre que celui initialement pressenti et mentionné dans la déclaration, la marche à suivre est la même : annulation de l’accusé de réception, mais l’employeur doit bien évidemment souscrire, en outre, une nouvelle déclaration.

Le fait de ne pas effectuer de DPAE est sanctionné par une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (C. trav. art. L. 1221-11).

En cas d’omission intentionnelle, l’employeur peut être poursuivi pour travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié (C. trav. art. L. 8221-5). Il encourt une peine de 3 ans d’emprisonnement ainsi qu’une amende de 45 000 € portée à 225 000 € pour les personnes morales (C. trav. art. L. 8224-1 et L. 8224-5).

La chambre criminelle de la Cour de cassation a ainsi condamné le 5 février 2013, un employeur qui contestait sa condamnation en arguant que le salarié n’en était pas vraiment un et qu’il n’aurait effectué qu’un test professionnel d’une journée en précisant : « La simple affirmation que le salarié n’a exécuté qu’un « test » professionnel d’une journée au sein de la société, sans preuve plus convaincante, est insuffisante pour justifier du défaut de déclaration ».

2 – La visite médicale d’embauche :

Au plus tard avant l’expiration de la période d’essai, tout salarié doit, en principe, être soumis à une visite médicale (C. trav. art. R. 4624-10), y compris pour un contrat à durée déterminée de très courte durée (Cass. soc. 11 juillet 2012). Et c’est à l’employeur de demander aux services de santé au travail de convoquer dans les plus brefs délais les nouveaux salariés.

En revanche, sauf si le médecin du travail l’estime nécessaire ou si le salarié en fait la demande, un nouvel examen médical d’embauche n’est pas nécessaire lorsqu’aucune inaptitude n’a été reconnue soit au cours des 24 derniers mois précédents lorsque le salarié est embauché à nouveau par le même employeur, soit au cours des 12 derniers mois lorsque le salarié change d’entreprise. Il faut, pour cela, que le salarié soit appelé à occuper un poste identique présentant les mêmes risques d’exposition et que le médecin du travail soit en possession de la fiche d’aptitude de l’intéressé (C. trav. art. R. 4624-12).

La dispense d’organisation de la visite d’embauche ne concerne ni les salariés bénéficiant d’une surveillance médicale particulière en raison de leur profession, de leur mode de travail ou des risques particuliers auxquels ils sont exposés (C. trav. art. L. 4111-6), ni les salariés relevant d’une surveillance médicale renforcée : femmes enceintes, travailleurs handicapés, jeunes de moins de 18 ans notamment (C. trav. art. R. 4624-18).

3 – L’information de l’inspection du Travail :

En principe, aucun accord de l’administration n’est requis préalablement à l’embauche d’un salarié. Toutefois, il existe quelques exceptions.

Embauche de jeunes de moins de 16 ans : tout employeur qui se propose d’occuper un adolescent âgé de 14 à 16 ans pendant les vacances scolaires comportant au moins 14 jours ouvrables ou non doit adresser une demande écrite à l’inspection du travail, 15 jours au moins avant la date prévue pour l’embauche. L’absence de réponse dans le délai de 8 jours francs vaut autorisation d’embauche (C. trav. art. L. 4153-3, D. 4153-2, D. 4153-5 et R. 4153-6).

Embauche de travailleurs étrangers : information de l’inspection du travail obligatoire et obligations spécifiques.

4 – Inscription sur le Registre unique du Personnel :

Tout employeur doit tenir un registre unique du personnel sur lequel doivent figurer, dans l’ordre d’embauche, les noms et prénoms de tous les salariés occupés par l’établissement, y compris les travailleurs à domicile et les travailleurs temporaires (C. trav. art. L. 1221-13).

Les autres indications à mentionner sur le registre sont les suivantes : la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la date d’entrée dans l’établissement et celle de sortie de l’établissement, l’autorisation éventuelle d’embauche de l’intéressé lorsqu’elle est requise (C. trav. art. D. 1221-23).

Pour certains travailleurs ou types de contrat de travail, des mentions spécifiques doivent également être portées sur le registre (C. trav. art. D. 1221-23).

5 – Remise du contrat de travail :

Le salarié ne peut exiger la remise de son contrat de travail avant la prise de ses fonctions (Cass. Soc. 17/10/1990), cependant la non-remise (lorsqu’elle est obligatoire de par la convention collective ou par la loi) ou la remise tardive lui cause nécessairement un préjudice, et le salarié peut en conséquence prétendre à des dommages-intérêts. (Cass. soc. 27/03/2001)

Pour les CDD, Le contrat doit être signé et transmit au salarié dans les 2 jours ouvrables suivants l’embauche (C. trav. art. L. 1242-13). Pour la Cour de cassation, l’employeur dispose d’un délai de 2 jours pleins pour accomplir cette formalité et que ni le jour de l’embauche ni le dimanche, qui n’est pas un jour ouvrable, ne comptent dans le délai (Cass. soc. 29 octobre 2008).